Buenas,

hago un crossposting de la conferencia ESP.SISTEMAS-OPERATIVOS para seguir aquí
el tema.

Enric wrote:

Por cierto, si no tienes problemas, pásate por ESP.SOFTWARE y explícame "algo"
sobre esos "sistemas documentales" de los que chuleabas en ESP.MSX. ;-) Me gustaría saber si te refieres a "cosas" como Documentum o algo más decente.

Pues no sé muy bien qué necesitas saber. Me refería en efecto a ese tipo de soluciones, pero más orientadas a la documentación que a la gestión de contenido.

Documentem, hasta donde yo sé (nunca lo he usado) es un gestor de contenidos que se puede utilizar como backoffice de cualquier solución de software que lo necesite.

Yo con lo que tengo cierta experiencia es con sistemas como Alfresco y Nuxeo. Aparte de poder gestionar documentación, te permiten programar sobre la plataforma para integrarlo con aplicaciones y lo más útil, crear flujos de trabajo, automatizaciones, etc.

Por ejemplo, en mi compañía he implementado, basando todo en Alfresco sobre Linux, algunas funcionalidades como por ejemplo estas:

-Repositorio de documentos electrónicos (conversión del papel a papel-e) -Flujos de trabajo: ciclo de vida de un documento, gestión de pedidos de compras (se sube el presupuesto del proveedor, un jefe del dpto. lo visa y lo acepta o lo deniega, en función de eso se genera el pedido y se lanza al proveedor, luego se sube el albarán y finalmente la factura, enlazando con el programa contable Navision), y cosas parecidas.
-Reconocimiento de tipo de doc. y archivado: el usuario emplea un escáner de documentos, el documento cae en un subdirectorio donde un proceso automático lo
recoge, le aplica un OCR (por ejemplo Tesserat), reconoce los campos más importantes y clasifica el documento de forma automática, etc.
-Creación de intranet y espacios públicos y privados de los usuarios, cada uno con su árbol de documentos, etiquetado, etc.
-Indexación y búsqueda por categorías, etiquetado, contenido, etc.

Eso son sólo unos ejemplos.

Inconvenientes que le veo a estos sistemas:

-Son grandes y pesados. Te obligan a programar con frameworks demasiado grandes y complejos y para colmo basados en Java. Pero es la única forma de poder hacer
cosas muy complejas y totalmente integradas con aplicaciones corporativas grandes.

-Hay muchas soluciones, pero son carísimas. Si te vas a gratuitas como Alfresco o Nuxeo, vienen demasiado "crudas" y tienes que fabricarte muchas cosas.

La principal ventaja que veo a la gestión documental es que rompemos por fin con la mentalidad "árbol" heredada de los sistemas operativos, pero que es antinatural a la hora de almacenar y clasificar información.

Lo ideal desde mi punto de vista es que en la capa del OS, los ficheros se almacenen siempre con un ID único, en un único subdirectorio (o subdirectorios secuenciales al estilo qmail, para eficiencia del FS), de tal forma que tú guardes siempre ficheros como 00010232032, 00010232044, 00011130226, etc.

Desde la base de datos es donde sabrás realmente qué contiene cada archivo y cómo está clasificado. Tú si quieres puedes presentarlo en forma jerárquica, categorizado, etc., pero internamente todo son índices.

Saludos.

--- BBBS/Li6 v4.10 Dada-1
* Origin: Eye Of The Beholder BBS : el Corsario de FidoNet (2:343/107)

Hola, Jose!

El 23/07/2013, Jose Angel Morente escribía a All:

Documentem, hasta donde yo sé (nunca lo he usado) es un gestor de contenidos que se puede utilizar como backoffice de cualquier
solución de software que lo necesite.

Es un monstruo. Enorme, pesado, opaco.

Yo con lo que tengo cierta experiencia es con sistemas como
Alfresco y Nuxeo.

Alfresco lo estuve estimando hace tiempo, pero no estaba en mi mano la decisión
de implementarlo. Finalmente se optó por continuar con Documentum.

Aparte de poder gestionar documentación, te
permiten programar sobre la plataforma para integrarlo con
aplicaciones y lo más útil, crear flujos de trabajo,
automatizaciones, etc.

Esto es uno de los temas pendientes que tenemos. Una herramienta que lo integre
todo a nivel de documentación, contenido y workflow. Pero cuando la organización tiene necesidades dispares al final las setas aparecen por doquier.

Por ejemplo, en mi compañía he implementado, basando todo en
Alfresco sobre Linux, algunas funcionalidades como por ejemplo
estas:
...
Eso son sólo unos ejemplos.

Interesante. Lo muevo internamente como posibilidad/alternativa. A ver si alguien ve la luz.

Inconvenientes que le veo a estos sistemas:

-Son grandes y pesados. Te obligan a programar con frameworks
demasiado grandes y complejos y para colmo basados en Java. Pero
es la única forma de poder hacer cosas muy complejas y totalmente integradas con aplicaciones corporativas grandes.

Exacto. Pero tengamos en cuenta que hacer eso mismo con las soluciones habituales comerciales es, o bien imposible, o bien carísimo (no lo haces tú mismo, tampoco, sino que delegas en tu partner que te clava lo que quiere).

-Hay muchas soluciones, pero son carísimas. Si te vas a gratuitas
como Alfresco o Nuxeo, vienen demasiado "crudas" y tienes que
fabricarte muchas cosas.

El nivel de personalización, adaptación e integración que requieren las carísimas soluciones también son de impacto. Pocas soluciones hay que te sirvan
al 100% salidas del horno. Y de hecho, en muchos casos ahí está el negocio. Documentación se integra con un montón de otros aplicativos, pero después de pagar la licencia acorde para activar el plugin. Al final depende del presupuesto/tiempos/capacidad técnica.

Desde la base de datos es donde sabrás realmente qué contiene cada
archivo y cómo está clasificado. Tú si quieres puedes presentarlo
en forma jerárquica, categorizado, etc., pero internamente todo
son índices.

Una capa de abstracción que deriva en otros problemas derivados: la sincronización de la bbdd con el sistema de ficheros en momentos tan interesantes como en las ventanas de backup, por ejemplo, de cara a asegurar la
consistencia de lo que tienes en un punto. En entornos donde hay mucha transaccionalidad/concurrencia 24 horas al día hay que tenerlo en cuenta.

Pero convengo contigo que los beneficios superan con creces los inconvenientes siempre que el volumen de información compense el montar algo así.

Jeje, gracias por resucitarme a Alfresco y responder tan amablemente a mi pregunta en ESP.SISTEMAS-OPERATIVOS. LinkedIn me dijo el resto. ;-)

-
A reveure!!
Enric
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--- APoint 1.25
* Origin: (2:343/107.1)

Enric wrote:

Eso son sólo unos ejemplos.

Interesante. Lo muevo internamente como posibilidad/alternativa. A ver si alguien ve la luz.

Sopesa también Nuxeo. Está ligeramente peor documentado que Alfresco, pero en algunas cosas es más ligero y más sysadmin-friendly y user-friendly. Hay una empresa malagueña llamada Yerbabuena cuyo negocio está basado en la venta de un
Nuxeo ya parametrizado al que llaman "Athento".

Son buenos y de los que más saben de este tema en todo el territorio. Pero empollando un poco tú puedes montarte lo mismo que te montan ellos con el consiguiente ahorro de costes.

siempre que el volumen de información compense el montar algo así.
Jeje, gracias por resucitarme a Alfresco y responder tan amablemente a mi pregunta en ESP.SISTEMAS-OPERATIVOS. LinkedIn me dijo el resto. ;-)

Je, je. Linkedin es una buena herramienta. Por cierto, me echan pronto, estoy buscando curro.

Si tienes algún contacto en Madrid que necesite un buen admin., dame el soplo! ;-)

Saludos.

--- BBBS/Li6 v4.10 Dada-1
* Origin: Eye Of The Beholder BBS : el Corsario de FidoNet (2:343/107)

Hola, JAM!

El 24/07/2013, Jose Angel Morente escribía a Enric Lleal Serra:

Nuxeo ya parametrizado al que llaman "Athento".

Tomo nota. Estamos muy encorsetados con Documentum y varias adaptaciones que van sobre él, como FirstDoc, pero en el área de I+D a lo mejor alguien se escinde de la solución corporativa. Gracias de nuevo.

Je, je. Linkedin es una buena herramienta. Por cierto, me echan
pronto, estoy buscando curro.

Toma! :-O

Si tienes algún contacto en Madrid que necesite un buen admin.,
dame el soplo! ;-)

Por aquí tienes a Antonio Hernandez, en las áreas locales del BBS, que es sysadmin y trabaja en la zona. A ver si resucita (crash system) y se pone en línea pronto. Él puede tener/saber algo.


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A reveure!!
Enric
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